Kolejne nowe obowiązki pracodawców dotyczące ochrony danych osobowych

4 maja 2019 r. weszła w życie tzw. „ustawa sektorowa”, która zmienia 162 ustawy zawierające przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy Kodeksu pracy. Dla pracodawców wiąże się to z koniecznością wprowadzenia kolejnych zmian w procesach kadrowych

W praktyce konieczność stosowania nowych wymogów prawnych spadnie na pracowników działów HR oraz kadry kierowniczej uczestniczących w procesach kadrowych.

- Najważniejsze działania, jakie powinny zostać podjęte przez pracodawców w związku z uchwalonymi zmianami to po pierwsze weryfikacja zakresu danych osobowych, jakie żądane są od kandydatów i pracowników oraz aktualizacja treści kwestionariuszy osobowych służących do zbierania tych danych, jak również innych dokumentów przekazywanych pracownikom w związku z nawiązywaniem stosunku pracy - mówi w rozmowie z MarketNews24 Karolina Kulikowska, prawnik w Zięba&Partners. - Po drugie, pracodawcy powinni zaktualizować treść klauzuli informacyjnych zamieszczanych w ogłoszeniach rekrutacyjnych oraz nadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracownikom dopuszczonym do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, czyli tzw. „danych wrażliwych”.

Ponadto, pracodawcy, u których działa Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych powinni dostosować treść regulaminu przyznawania świadczeń z funduszu do nowych wymogów, zweryfikować treść wniosków o przyznanie świadczenia z funduszu oraz zakres danych pozyskiwanych od wnioskujących, jak również wdrożyć obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia zasadności ich dalszego przechowywania.

Nowe przepisy oznaczają dla pracodawców również ograniczenie możliwości stosowania praktyki background screeningu, czyli pozyskiwania danych osobowych od osób trzecich (np. byłych pracodawców). - Przykładowo, pracodawca będzie mógł poprosić kandydata o dostarczenie referencji od poprzedniego pracodawcy, ale nie będzie już mógł kontaktować się z takim byłym pracodawcą bez zgody i wiedzy kandydata - wyjaśnia K.Kulikowska z Zięba&Partners.

Ograniczona została również możliwość weryfikacji zaświadczeń o niekaralności kandydata lub pracownika. Na gruncie nowych przepisów pracodawca będzie mógł pozyskać dane dotyczące karalności wyłącznie wtedy, jeżeli wymóg niekaralności na danym stanowisku wynika z przepisów prawa. Przetwarzanie danych zawartych w zaświadczeniu o niekaralności nie jest już zatem dopuszczalne nawet za zgodą pracownika.