Obowiązkowy zwrot kosztów pracy zdalnej

Od 7 lutego 2023 r. obowiązuje ustawa wprowadzająca pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy. Nowelizacja pozostawia wątpliwości, które staną się problemem dla pracodawców i pracowników.

W odróżnieniu od nadal obowiązujących przepisów dotyczących telepracy, czy pracy zdalnej świadczonej w ramach tzw. specustawy covidowej, wprowadzono zmiany, z których najważniejszy jest wyraźny obowiązek pracodawców pokrywania pracownikom kosztów związanych z pracą zdalną.

Pod reżimem telepracy praktyki pracodawców rzeczywiście były mocno odmienne. Jedni nie refundowali żadnych kosztów pracy na odległość, traktując ją jako benefit sam w sobie. Inni z kolei przyznawali miesięczny dodatek. Jednak wątpliwości budziło to, jakie koszty powinien on obejmować, gdyż przepisy nie były jasne w tym względzie.

Niestety, pomimo długich prac legislacyjnych nowe regulacje nadal nastręczają wątpliwości. Ale to co wiemy na pewno:

Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikom podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz kosztów Internetu związanych z pracą zdalną z domu.

Zwrot takich rzeczywiście poniesionych kosztów (1:1) może być zastąpiony ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości.

Zwrot kosztów pracy zdanej czy też wypłata ryczałtu w to miejsce jest zwolniona z obciążeń publicznoprawnych typu PIT i ZUS.   

Pracodawcy powinni rekompensować jedynie koszty energii elektrycznej i usługi internetu, których sami bezpośrednio nie zapewniają do pracy zdalnej. Może więc wystąpić sytuacja, w której grupa pracowników korzysta z własnych telefonów, a druga grupa – z telefonów służbowych, których abonament opłaca bezpośrednio pracodawca. Z tego powodu wysokość ryczałtu dla różnych grup pracowników może się różnić.

Ryczałt powinien odzwierciedlać takie różnice, niezależnie od innych kwestii wpływających na koszty związane z faktycznym czasem pracy z domu, w tym: 

*wymiaru zatrudnienia pracownika (pełny/niepełny etat),   

*wymiaru pracy zdalnej w 100 % lub pracy hybrydowej.  

Kolejnym kamyczkiem do ogródka wątpliwości jest kwestia absencji pracownika w danym miesiącu w związku np. chorobą czy urlopem i ich ewentualnym wpływem na wysokość ryczałtu do wypłaty. Z jednej strony organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach podatkowych dotyczących ustawy covidowej zajmowały stanowisko o braku konieczności uwzględnienia tej kwestii przy wypłacie. Z drugiej jednak ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom.

Dlatego spodziewać się można dość ostrożnościowego podejścia pracodawców i odmowy wypłaty całości bądź części ryczałtu, zwłaszcza gdy absencja trawa cały miesiąc lub jego większą cześć (np. w związku z ciążą lub macierzyństwem). Wówczas skarbówka nie będzie miała postaw do zarzutu bezpodstawnego korzystania z wyłączenia podatkowego.

Wyłączenie z opodatkowania kosztów pracy zdalnej w zryczałtowanej wysokości może kusić do zawyżenia tej kwoty, skoro ryczał jest korzystny dla obu stron.

Pojawia się więc problem, jak taki ryczałt wyliczać, aby z jednej strony nie był zbyt niski i pokrywał rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika, a z drugiej strony nie był zbyt wysoki, ponieważ zwrot kosztów pracy zdalnej i zastępujący go ryczałt są zwolnione z danin publiczno-prawnych typu PIT i ZUS – mówi w rozmowie z MarketNews24 Paulina Grotkowska, Counsel z praktyki prawa pracy kancelarii Bird & Bird. – Problem jest poważny, ponieważ organy kontroli mogą uznać, że ryczałt może zostać uznany za ukrytą podwyżkę bądź dodatkowy bonus.

W przypadku kontroli skarbowej będzie to jednak mało opłacalna optymalizacja. W konsekwencji takiej reklasyfikacji będzie ona podlegała opodatkowaniu PIT oraz oskładkowaniu ZUS tak jak wynagrodzenie za pracę.

Z tym wiąże się też konieczność korekty rozliczenia, zapłaty zaległych zaległości publicznoprawnych wraz z odsetkami (aktualnie 16,5 %).

Do tego dochodzi kwestia odpowiedzialności karnej skarbowej, dlatego pracodawcy powinni dysponować udokumentowaną kalkulacją ryczałtu na wypadek kontroli skarbowej – wyjaśnia P.Grotkowska z Bird & Bird.